Tips från experter för att effektivt arbeta hemifrån under covid-19

Såvida du inte har levt under en sten, har COVID-19 eller det nya Coronaviruset orsakat förödelse över hela världen. Många stora evenemang har redan ställts in på grund av uppenbar oro för utbrottet.

Stora sportevenemang, sociala sammankomster och konserter har redan ställts in. Ironiskt nog blev till och med en konferens om Coronavirus inställd för bara ett par dagar sedan. Det är så alarmerande situationen har blivit.

Även om allmänheten tar covid-19-pandemin ganska nonchalant, är det ett alarmerande utbrott som tvingar folkhälsotjänstemän att tänka annorlunda för att kontrollera och bekämpa prövningen.

På grund av den ständigt föränderliga karaktären av Coronavirus-epidemin, revideras policyerna kring möjligheterna att arbeta hemifrån ständigt eftersom arbetsgivare hanterar folkhälsomeddelanden och statistik. Trots allt vill inget företag att anställda ska komma till jobbet om de har blivit utsatta för viruset.

Men att arbeta hemifrån är inte så lätt som man kan tro. Speciellt för personer som är vana vid att arbeta i en 9 till 5 kontorsmiljö. Jag personligen har jobbat hemifrån i ungefär en vecka nu. För att vara ärlig så var det en mardröm att komma igång. Så många tankar går genom ditt huvud.

• Kommer jag att kunna logga in i tid?
• Hur är det med teammöten?
• Hur kan jag säkert komma åt företagets nätverk?
• Vad händer om mitt internet slocknar, kommer jag att förlora alla mina arbetsframsteg?
• Vad händer om jag av misstag klickar på något som kan skada mitt företag?

Om du just har övergått till en arbetsmiljö, är jag säker på att du kan relatera. Så i dessa utmanande tider har jag skapat en enkel kom igång-guide i samarbete med tips från verkliga experter för att hjälpa dig att arbeta säkert och effektivt hemifrån under den osäkra Coronavirus-epidemin.

1 Använd en säker anslutning

Först och främst bör du börja med en säker end-to-end krypterad anslutning. De flesta cyberattacker kommer trots allt från komprometterade nätverk. Enligt statistik förväntas cyberbrottslighet orsaka 6 biljoner dollar i skadestånd årligen till 2021. Så du bör börja med att använda verktyg som VPN för att utföra ditt rutinarbete.

Här är vad verkliga experter föreslår:

• Greg Scott — Författare och cybersäkerhetsexpert

Enligt Greg Scott som är en självutnämnd pionjär inom att arbeta på distans, är det enda genomförbara valet här ett VPN (Virtual Private Network). Och jag håller med, ett VPN kan faktiskt minska riskerna med att få åtkomst till företagsnätverk på distans.

• Mark Damm— Grundare och CTO för FuseForward

Mark föreslår att du använder fjärrskrivbord. Det kan låta självklart, men det första man bör tänka på när det gäller distansarbete är hårdvaran som personalen har tillgång till. Om de har distribuerat stationära datorer kommer människor inte att kunna komma åt dessa hemifrån. En bra lösning för detta är en fjärrskrivbordslösning, levererad via molnet. Detta innebär att personalen inte är bundna till företagets skrivbord och kan logga in på sin "dator" på ett säkert sätt från vilken enhet som helst. Vi rekommenderar Amazon Workspaces för leverans av fjärrskrivbord.

• Mark Lee— VD för Splashtop Inc

Enligt Mark är ett av de säkraste sätten att fjärransluta till företagets nätverk genom en säker fjärrskrivbordslösning som inkluderar följande: 

1. Branschstandard TLS 1.2 med AES 256-bitars kryptering
2. Förmåga för enkel inloggning (SSO), som säkerställer att anställdas lösenord uppfyller efterlevnads- och säkerhetskrav
3. Enhetsautentisering
4. Multifaktorautentisering
5. Människoläsbara loggar, sessionsinspelning, enkel övervakning och rapportering

• François Amigorena— VD och grundare på IS Decisions

François anser att distansarbetare utgör en stor cybersäkerhetsrisk. Han föreslår att användning av ett VPN är ett utmärkt sätt att skapa en säker anslutning till företagets nätverk. VPN är dock utsatta för säkerhetshot. Att lägga till tvåfaktorsautentisering (2FA) på alla dina RDP-sessioner är ett extra lager av säkerhet mot obehörig åtkomst till dina system. François har också skapat en interaktiv infografik som förklarar hur man kan övervinna cyberriskerna med distansarbete.

• Luka — chefredaktör på DataProt

Konfigurera ett säkert VPN för alla fjärranställda att använda, var och en med sina individuella behörigheter och åtkomstnivåer. Varje anställd loggar in på sitt eget privata konto när de startar sina bärbara datorer som de skulle göra någon annan dag när de loggar in på kontoret. Att använda ett VPN säkerställer integriteten och ansvarsskyldigheten för alla fjärranställdas onlineaktiviteter.

• Jake Rheude— Associerad med Red Stag Fulfillment

Jake, som har hanterat ett helt distanserat team i fyra år, föreslår att du är uppmärksam på de program du använder. Oavsett om du använder en bärbar dator eller din personliga bärbara dator, var uppmärksam på informationen som du delar eller matar in via den enheten. Använd en säkrare, integritetsmedveten webbläsare som Brave eller en sökmotor som DuckDuckGo. Alla dessa verktyg kommer att göra arbetet hemifrån så säkert som möjligt och minimera sårbarheten för att vara utanför de åtgärder du har på kontoret.

2 Använd verktyg för teamsamarbete

Så, oavsett om du arbetar hemifrån, måste du samarbeta med ditt team då och då. Jag vet hur viktigt det är för mig att få godkännanden i tid. Jag rekommenderar starkt att du använder Slack. Det hjälper mig att hålla kontakten med mitt team i realtid.

Här är vad verkliga experter föreslår:

• Cristian— Associerad med Connectify

Upprätthåll teamsamarbete och se till att arbete och ansträngningar inte äventyras – med sin kanalbindningsteknologi kan Speedify kombinera två eller flera internetanslutningar samtidigt. Återigen – det är inte lastbalansering, utan kanalbindning. Och det är den enda lösningen som är tillgänglig som en mjukvaruapp som använder den tekniken. Så om en anslutning misslyckas eller blir långsam, omdirigerar Speedify trafiken intelligent till den snabbare, så att användarna alltid får det bästa internet.

• Jay Akin — VD på Mushroom Networks, Inc.

Jay uppmärksammar vad vi alla har upplevt vid ett eller annat tillfälle – applikationsprestandaproblem. Enligt Jay förlitar sig många applikationer som är grundläggande för fjärrarbete såsom Unified Communications, VoIP, videokonferenser och andra molnapplikationer på en stabil och snabb internetanslutning mellan din fjärrarbetsinstallation och de datacenter som är värd för dessa tjänster offentligt och privata moln. Att ha en router som klarar av avancerad QoS (Quality of Service) och bredbandsbindning kan avsevärt förbättra prestandan och tillförlitligheten för din internetanslutning. Dessa så kallade SD-WAN-routrar för hemmakontor kommer därför att öka VPN-prestandan som bär alla dessa viktiga applikationer.

• Alexis Haselberger— Produktivitetscoach på Alexis Haselberger Coaching

Alexis föreslår att du använder videokonferenser så ofta som möjligt. Speciellt för svåra eller komplexa samtal. Facetime är din vän här. Om du har information att sprida (som statusuppdateringar) fortsätt och använd e-post och Slack. Men om du behöver ha en konversation, kommer synkrona samtal i realtid, med video, att bidra till att säkerställa att det finns färre missförstånd och att vi fortfarande ser våra medarbetare som fullständiga människor.

3 Gå till molnet för att undvika att förlora arbetsframsteg

Om du är som jag och har tappat dina arbetsframsteg på grund av mjukvarufel eller att din dator dör på dig, måste du flytta ditt arbete till molnet ASAP. Det finns många molntjänster du kan välja. Jag använder personligen Google Drive. Det är snabbt, säkert och väldigt lätt att använda.

Här är vad verkliga experter föreslår:

• Mike Treacy — direktör för supporttjänster på Onix

Mike Treacy föreslår att molnbaserade lösningar ger företag fördelen att ha anställda som arbetar på distans även i en nödsituation. Mike föreslår att användning av G Suite är nyckeln till att skydda ditt arbete och komma åt det på distans. Han tillägger vidare att integration av en svit med molnbaserade produktivitetsappar kan säkerställa att ditt värdefulla arbete och dina dokument aldrig går förlorade på grund av plötsliga krascher.

• Zach Capers — Zach är senioranalytiker på GetApp

Zach föreslår att det enklaste sättet att säkerställa att ditt arbete inte äventyras är att distribuera multifaktorautentisering för alla affärsapplikationer, helst med hjälp av en autentiseringsapp på din mobila enhet. Flerfaktorsautentisering förhindrar de flesta hot mot affärsdata från nätfiskesystem, svaga lösenord och komprometterade autentiseringsuppgifter.

Så, vilka är utmaningarna?

Även om scenariot att arbeta hemifrån faktiskt verkar ganska coolt, är det dock mycket mer utmanande och riskabelt för både arbetsgivare och anställda. Till exempel, när anställda skickas utanför sin normala arbetsmiljö kan hantering, säkra och lappa tusentals endpoints sprida sig ur hand ganska snabbt.

För en IT-avdelning innebär det att man tappar kontrollen. Det finns trots allt inget säkert sätt för ett säkerhetsteam att avgöra om en anställd har säkrat sitt Wi-Fi-hemnätverk. Det finns inget sätt för någon från säkerhetsavdelningen att i realtid avgöra att någons enhet har äventyrats.

För många företag som helt har anammat SaaS och molnteknik kan det vara relativt enkelt att hantera en distansarbetsstyrka, men för företag som fortfarande har sina system igång på interna nätverk kan distansarbete vara en total mardröm.

Till exempel, anställda som fastnat i företag med svag infrastruktur befinner sig fortfarande i att hantera irriterande säkerhetsprotokoll för slutpunkter och potentiella attacker. Eftersom IT-avdelningar i vissa företag inte har de rätta verktygen kräver att åtgärda även de minsta problem att de får fjärråtkomst till en anställds dator, vilket inte bara är ganska tidskrävande utan också riskabelt.

Lyckligtvis hanterar de flesta företag hela situationen att arbeta hemifrån med Coronaviruset ganska bra. Även om det är slumpmässigt, arbetar de flesta företag med att upprätta riskbedömningar av distansarbetare och deras datorinställningar innan de tillåter dem att arbeta hemifrån.

Så även om det inte går att säga hur länge coronaepidemin kommer att pågå, har hela fiaskot verkligen förändrat vårt sätt att tänka och arbeta.

"De som inte kan ändra sig kan inte ändra någonting."
– George Bernard Shaw